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एमएस एक्सेल को पसंदीदा बनाना - Customizing MS Exel
MS Excel tutorials in Hindi

एमएस एक्सेल में डीफॉल्ट तौर पर टूलबार केवल वही मेनू दिखाई पड़ते हैं जिन्हें हाल में ही आपने प्रयोग किया है और टूल बार भी केवल एक पंक्ति में अधूरा अधूरा सा नजर आता है। किन्तु प्रायः लोग अपनी पसंद के सभी मेनू तथा टूल्स को को देखना चाहते हैं। अतः एक्सेल को अपनी पसंद के अनुसार बनाने का तरीका नीचे दिया जा रहा है:

1. मेनूबार में व्हियु|टूलबार्स|कस्टमाइज़ (View|Toolbars|Customize) का चयन करें।
2. आप्शन्स (Options) टैब को क्लिक करें।
3. Menus show recently used commands first चेक बॉक्स को अनचेक कर दें।
   

टूलबार्स (Toolbars)

एक्सेल के टूलबार में अनेको शार्टकट बटनों को लाया जा सकता है। इसके लिये मेनूबार में व्हियु|टूलबार्स (View|Toolbars) का चयन करें।

टूलबार्स को पसंदीदा बनाना (Customize Toolbars)

जाहिर है कि उन शार्टकट बटनों को, जिन्हे आप अधिकतर प्रयोग करते हैं, टूलबार्स में देखना चाहेंगे और जिन्हें कम प्रयोग करते हैं या प्रयोग करते ही नहीं हैं, हटाना चाहेंगे। ऐसा करने के लिये निम्न विधि अपनायें:

1. मेनूबार में व्हियु|टूलबार्स|कस्टमाइजं (View|Toolbars|Customize) का चयन करें और कमाण्ड्स (Commands) टैब को चुन लें।
   
2. बायीं ओर स्थित कैटेगरीज़ (Categories) बॉक्स में क्लिक करने से दायीं ओर के कमाण्ड्स (Commands) बॉक्स में परिवर्तन हो जाता है।
3. जिन कमाण्ड्स को आप टूलबार्स में लाना चाहते हैं, उन्हे कमाण्ड्स (Commands) बॉक्स में सेलेक्ट कर लें।
4. अब उन्हें माउस के द्वारा ड्रैग करके टूलबार में वांछित स्थान पर ले आयें। आपको देख कर खुशी होगी कि जो आप चाहते थे वह हो गया है।
5. इसी प्रकार से, जिन शार्टकट बटनों को आप नहीं चाहते उन्हें, टूलबार से कमाण्ड्स बॉक्स तक ड्रैग करके हटाया जा सकता है।

मैक्रो रेकॉर्ड करना (Recording A Macro)

मैक्रोज़ के द्वारा एक्सेल शीट में आप अपने संपादन प्रक्रिया को गति प्रदान कर सकते हैं। यहाँ पर हम एक उदाहरण के द्वारा, सभी शीट के हाशियों (margins) को एक इंच दूरी वाली बनाने के लिये, मैक्रो बनाने की प्रक्रिया को समझने का प्रयास करेंगे।

1. मेनूबार में टूल्स|मैक्रो|रेकॉर्ड न्यू मैक्रो (Tools|Macro|Record New Macro) को चयनित कर लें।
   
2. मैक्रो नेम (Macro name) फील्ड में मैक्रो का नाम टाइप करें। स्मरण रखें कि मैक्रो के नाम में कहीं भी खाली स्थान (space) नहीं हो सकता और न ही उसकी शुरुवात किस अंक से हो सकती है।
3. यदि आप अपने इस मैक्रो के लिये किसी शार्टकट कुंजी का भी प्रयोग करना चाहते हैं तो शार्टकट कुंजी (Shortcut key) बॉक्स में कोई छोटा अंग्रेजी अक्षर टाइप कर दे। अंग्रेजी के छोटे (small) अक्षर से CTRL+number shortcut वाला और बड़े अक्षर से CTRL+SHIFT+number वाला शार्टकट की बनता है।
4. स्टोर मैक्रो इन (Store macro in) ड्रॉप डाउन मेनू से किसी आप्शन को सेलेक्ट करें।
5. विवरण (Description) फील्ड में अपने मैक्रो का विवरण लिखें। यह विवरण केवल संदर्भ के लिये होता है जिससे कि आप अपने मैक्रो के बारे में याद रख सकें कि इससे आप कौन सा कार्य सम्पन्न करने वाले हैं।
6. मैक्रो रेकॉर्डिंग शुरू करने के लिये OK को क्लिक कर दें।
7. ड्रॉप डाउन मेनू से किसी आप्शन को सेलेक्ट करें। जैसे हमें इस उदाहरण में सभी हाशियों को एक इंच का बनाना है तो हमें फाइल|पेज सेटअप (File|Page Setup) को सेलेक्ट करना होगा। आप्शन सेलेक्ट कर लेने के बाद OK बटन दबा दे।
   
8. रेकॉर्डिंग टूलबार के स्टॉप (Stop) बटन को क्लिक कर दें। बस आपका मैक्रो सुरक्षित (saved) हो गया।

मैक्रो को चलाना (Running A Macro)

1. अपने बनाये मैक्रो को चलाने के लिये मेनूबार मे टूल्स|मैक्रो|मैक्रोज़ (Tools|Macro|Macros) का चयन करें।
2. मैक्रोज़ (Macros) विन्डो में दिये गये लिस्ट से मैक्रो नाम (Macro name) को हाईलाइट करके रन (Run) बटन को क्लिक कर दें।.
   
3. मैक्रो चलना बंद करने के लिये कुंजीपटल में ब्रेक (BREAK) कुंजी दबाये। (पाउज़ - PAUSE करने के लिये कंट्रोल+पाउज, (CTRL+PAUSE) कुंजी दबायें।

वर्कशीट को मॉडीफाई करना (Modifying a Worksheet)