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एमएस एक्सेल में फॉर्मेटिंग करना - Formating MS Exel
MS Excel tutorials in Hindi

फॉर्मेटिंग टूलबार (Formatting Toolbar)

फॉर्मेटिंग टूलबार की सहायता से किसी भी सेल की प्रविष्टि को आसानी के साथ तथा शीघ्रतापूर्व फॉर्मेट किया जा सकता है। यदि एमएस एक्सेल में आपको फॉर्मेटिंग टूलबार दिखाई न दे रहा हो तो उसे लाने के लिये मेनूबार में व्हियु|टूलबार्स|फॉर्मेटिंग (View|Toolbars|Formatting) का चयन करें।

फॉर्मेट सेल्स डायलॉग बॉक्स (Format Cells Dialog Box)

किसी सेल के सभी फॉर्मेटिंग विकल्प की सूची लाने के लिये सेल पर दायाँ क्लिक (right click) करें और शार्टकट सूची में फॉर्मेट सेल्स (Format Cells) का चयन करें या मेनूबार में फॉर्मेट|सेल्स (Format|Cells) को चुनें।

• नंबर टैब (Number tab) - इस टैब का प्रयोग करके प्रविष्ट किये जाने वाले आँकड़ों (data) का प्रकार तय किया जाता है। आँकड़ों के प्रकार को सूची से चुना भी जा सकता है और टाइप भी किया जा सकता है। उदाहरण के लिये टैक्स्ट, संख्या और दिनांक की प्रविष्टि के लिये क्रमशः सामान्य (General), संख्या (Number) और दिनांक Date) का चुनाव किया जाता है।
• अलाइनमेंट टैब (Alignment tab) - सेल में प्रविष्ट आकड़ों के अलाइनमेंट में परिवर्तन करने के लिये इस विकल्प का प्रयोग किया जाता है।
• फांट टैब (Font tab) - फांट के फेस, साइज, सटाइल आदि में परिवर्तन करने के लिये इस विकल्प का प्रयोग किया जाता है।
• बॉर्डर तथा पैटर्न टैब (Border and Pattern tabs) - इस टैब का प्रयोग बॉर्डर, शेडिंग, बैकग्राउंड आदि में परिवर्तन करने के लिये किया जाता है।

दिनांक तथा समय (Dates and Times)

जब भी आप किसी सेल में किसी तारीख जैसे कि "January 1, 2001" की प्रविष्टि करते हैं तो एक्सेल उसे स्वतः ही पहचान लेता है तथा उसे "1-Jan-01" के रूप में परिवर्तित कर देता है। तारीख लिखने के तरीके को बदलने के लिये फॉर्मेट सेल्स (Format Cells) विन्डो के नंबर (Number) टैब का चयन करें और कैटेगरी (Category) बॉक्स में "दिनांक" ("Date") को चुन कर टाइप (Type) बॉक्स में तारीख लिखने के वांछित तरीके को अपना लें। यदि आप किसी सेल में समय की प्रविष्टि कर रहे हैं तो कैटेगरी (Category) बॉक्स में "समय" ("Time") लिखने के वांछित तरीके का चुनाव कर लें। अन्त में OK बटन को दबा दें।

स्टाइल्स (Styles)

स्टाइल्स का प्रयोग करके आप अपने वर्कशीट को शीघ्रतापूर्वक आकर्षक फॉर्मेट प्रदान कर के उसे व्यावसायिक रूप प्रदान कर सकते हैं।

दिनांक तथा समय (Dates and Times)

जब भी आप किसी सेल में किसी तारीख जैसे कि "January 1, 2001" की प्रविष्टि करते हैं तो एक्सेल उसे स्वतः ही पहचान लेता है तथा उसे "1-Jan-01" के रूप में परिवर्तित कर देता है। तारीख लिखने के तरीके को बदलने के लिये फॉर्मेट सेल्स (Format Cells) विन्डो के नंबर (Number) टैब का चयन करें और कैटेगरी (Category) बॉक्स में "दिनांक" ("Date") को चुन कर टाइप (Type) बॉक्स में तारीख लिखने के वांछित तरीके को अपना लें। यदि आप किसी सेल में समय की प्रविष्टि कर रहे हैं तो कैटेगरी (Category) बॉक्स में "समय" ("Time") लिखने के वांछित तरीके का चुनाव कर लें। अन्त में OK बटन को दबा दें।

• अल्पविराम (Comma) - इसे प्रयोग करके संख्याओं में उचित स्थान पर अल्पविराम (comma) लगाया तथा दशमलव के बाद दो अंक जोड़ा जाता है।
• अल्पविराम [0] (Comma [0]) - इसके प्रयोग से दशमलव वाली संख्याओं को राउंड-आफ करके पूर्णांक में परिणित किया जाता है।
• मुद्रा (Currency) - इसके द्वारा संख्या के पहले मुद्रा का यथोचित चिह्न अर्थात् $, Rs. आदि लगाया जाता है
• मुद्रा [0] (Currency [0]) - इसका प्रयोग करके मुद्रा को राउंड_आफ किया जाता है।
• सामान्य (Normal) - यह फॉर्मेटिंग में किये गये किसी भी परिवर्तन को सामान्य बना देता है।
• प्रतिशत (Percent) - किसी संख्या को प्रतिशत में परिवर्तित करके उसके आगे प्रतिशत का चिह्न (%) लगाने के लिये प्रयोग किया जाता है।

स्टाइल डायलॉग बॉक्स (Style Dialog Box)

इसका प्रयोग करके अपना स्वयं का स्टाइल डायलॉग बॉक्स बनायें।

• उस सेल या उन सेल्स को हाईलाइट करें जिसमें/जिनमें आप नया स्टाइल जोड़ना चाहते हैं
• अब मेनूबार से फॉर्मेट|स्टाइल (Format|Style...) का चयन करें।
  

नये स्टाइल का निर्माण करें। (Create a New Style)

• जिस सेल में आप नया स्टाइल बनाना चाहते हैं उसे सेलेक्ट कर के हाईलाइट करें।
• फॉर्मेटिंग टूलबार में स्टाइल (Style) बॉक्स को क्लिक कर के हाईलाइट करें।
  
• स्टाइल बॉक्स में पहले से ही लिखे नाम को मिटा कर नया नाम टाइप कर दें।
• अब एंटर (ENTER) कुंजी को दबा दें।

फॉर्मेट पेंटर (Format Painter)

यदि आपने किसी सेल को अपनी इच्छानुसार फॉर्मेट कर लिया है और अन्य अनेक सेल्स को भी ठीक वैसा ही फॉर्मेट करना चाहते हैं तो फॉर्मेट पेंटर (Format Painter) का प्रयोग करें। इसके लिये उस सेल को क्लिक करें जिसे आपने फॉर्मेट कर लिया है और टूलबार में फॉर्मेट पेंटर बटन को दबा दें। इससे आपका माउस एरो पेंटब्रुश के रूप में दिखाई पड़ने लगेगा। अब उस सेल या उन सेल्स के समूह को दो बार क्लिक (double click) करें जिन्हें आप पहले वाले सेल के जैसा ही फॉर्मेट करना चाहते हैं। जब तक आप एस्केप (Esc) कुंजी नहीं दबायेंगे, फॉर्मेट पेंटर क्रियाशील (active) ही रहेगा।

आटो फॉर्मेट (AutoFormat)

एक्सेल में पूर्व-निश्चित अनेक प्रकार की फॉर्मेटिंग्स विद्यमान रहते हैं। आटो फॉर्मेट की सहायता से आप उनका प्रयोग कर सकते हैं।

• उन सेल्स या सेल्स के समूह को हाईलाइट करें जिन्हें आप आटो फॉर्मेट करना चाहते हैं।
  
  
• मेनूबार से फॉर्मेट|आटो फॉर्मेट (Format|AutoFormat) का चयन करें।
• आटो फॉर्मेट डायलॉग बॉक्स में से वांछित फॉर्मेट को क्लिक कर के उसे हाईलाइट कर लें। उपलब्ध सभी फॉर्मेट्स को देखने के लिये स्क्रोलबार का प्रयोग करें।
  

• आप्शन्स (Options...) बटन को क्लिक कर के आप अन्य विकल्पों का भी चुनाव कर सकते हैं।
• OK को क्लिक कर दें।
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सूत्र तथा कार्य संपादन (Formulas and Functions)