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छँटाई तथा फाइलिंग करना (Sorting and Filing)
MS Excel tutorials in Hindi

सामान्य छँटाई (General Sorts)

जब भी छँटाई करने का अवसर आता है, सामान्यतः लोग वर्णक्रम (alphabets), (और वह भी केवल अंग्रेजी वर्णक्रम के अनुसार क्योंकि हिंदी वर्णमाला का सौभाग्य अभी तक उदित नहीं हो पाया है किन्तु विश्वास करें कि निकट भविष्य में हिंदी भाषा/देवनागरी लिपि विश्व के भाषाओं/लिपियों में प्रथम स्थान पर होगा,) के अनुसार ही छँटाई करने का प्रयास करते हैं। वर्णमाला के चढ़ते या उतरते क्रम में छँटाई करने के लिये सम्बंधित सेल्स को हाईलाइट करके टूलबार में चढ़ते क्रम में छँटाई (Sort Ascending) (A-Z) या उतरते क्रम में छँटाई (Sort Descending) (Z-A) बटन को क्लिक करें।

जटिल छँटाई (Complex Sorts)

एक साथ ही एक से अधिक सेल्स, कॉलम्स या रोज़ में छँटाई करने के लिये निम्नलिखित विधि अपनायें:

• जिन सेल्स, कॉलम्स या रोज़ में छँटाई करना है उन्हें हाईलाइट कर लें।
• मेनूबार में डॉटा|सॉर्ट (Data|Sort) का चयन करें।
• छँटाई (Sort) डायलॉग बॉक्स के ड्रॉप डाउन मेनू से पहले कॉलम को सेलेक्ट करके छँटाई विधि (Sort By) अर्थात् चढ़ते क्रम में या उतरते क्रम में सें वांछित क्रम का चयन करें।
• आवश्यक समझें तो दूसरे, तीसरे... आदि कॉलम्स के लिये भी उपरोक्त विधि अपनायें।
  
• यदि आपके छँटाई वाले समूह के प्रथम रो में शीर्षक (headings) भी हैं तो मेरी सूची में (My list has)...शीर्षक हैं (Header row) का चयन करें अन्यथा कोई शीर्षक नहीं (No header row) को चुनें।
• यदि आपकी सूची में विशेष गैर-वर्णमाला वाले अक्षर या अंक (special non-alphabetic or numeric) शामिल हैं तो विकल्प (Options) बटन को क्लिक करें।
  
• छँटाई सम्पन्न करने के लिये OK बटन को क्लिक कर दें।

आटोफिल (Autofill)

बार बार प्रयुक्त होने वाले (repetitive) या/तथा क्रमवार (sequential) आँकड़ों की प्रविष्टि के लियेआटोफिल (Autofill) एक बहुत अच्छा व आसान साधन है।

• किसी सेल में क्रमवार (sequential) आँकड़े की प्रथम प्रविष्टि या बार बार प्रयुक्त होने वाले (repetitive) आँकड़े को प्रविष्ट करें।
• अब सेल के दायीं ओर के निचले कोने में स्थित हैंडल (handle) को माउस के बायें बटन से क्लिक करके बटन दबाये हुये नीची (या दायें बायें) ड्रैग करें। आप देखेंगे कि क्रमवार वाली प्रविष्टि का क्रम बढ़ते जाता है या बार बार प्रविष्ट होने वाली प्रविष्टि स्वतः ही होते चली जाती है।
• निश्चित सेल तक ले जाकर माउस का बटन छोड़ दें।

संख्यायें तथा दिनांक क्रमवार बढ़ते चले जाते हैं किन्तु यदि आप एक ही संख्या या दिनांक की प्रविष्टि बार बार चाहते हैं तो उसे एक के बाद एक जुड़े हुये दो सेल्स में उसे प्रविष्ट करके तथा दोनों सेल्स को सेलेक्ट करके ड्रैग करें।

आटोफिल द्वारा प्रत्यावर्ती (Alternating) टैक्स्ट और संख्याओं की प्रविष्टि

प्रत्यावर्ती टैक्स्ट या संख्याओं जैसे कि सोम मंगल बुध, सोम मंगल बुध....... या 1 2 3, 1 2 3.... आदि की प्रविष्टि के लिये तीन (तीन से अधिक भी) लगातार सेल्स में प्रविष्टि करके सभी को सेलेक्ट करके ड्रैग करें।

आटोफिल फंक्शन्स (Autofilling Functions)

आटोफिल का प्रयोग फंक्शन्स को कॉपी करने के लिये भी जाता है। नीचे दिये गये उदाहरण में कॉलम A तथा B में संख्याओं की सूची है तथा कॉलम C में उनके योग के लिये फंक्शन अर्थात् "=SUM(A2:B2)" है तथा आटोफिल का प्रयोग करने के लिये योग फंक्शन को सेल C2 में केवल एक बार प्रविष्ट करके ड्रैग कर दिया गया है।

ग्राफिक्स (Graphics)